Comunicación Efectiva - Presentaciones

Una de las habilidades necesarias para todo ingeniero es la capacidad de presentar su trabajo ya sea para conseguir aprobaciones para iniciar un proyecto, mostrar progresos y planes de trabajo, como también los resultados y beneficios de los mismos.

Aunque hay  infinidad de manuales y guías sobre como preparar y mostrar información estos son raramente partes de las asignaturas y cursos en las escuelas.

La habilidad de "vender" nuestro trabajo y por ende a nosotros mismos es una de aquellas habilidades clave que todo profesional debe desarrollar.

Una de las herramientas mas comunes para crear presentaciones y documentos es el Software "Powerpoint" ,que forma parte de la suite de programas utilitarios de Microsoft Office

De acuerdo al sitio Web de Microsoft ¨"...PowerPoint es software que le permite crear materiales que se pueden utilizar en un proyector. El uso de este material para anunciar un informe o una propuesta se denomina presentación. Al usar PowerPoint, puede crear pantallas que incorporan efectivamente texto y fotos, ilustraciones, dibujos, tablas, gráficos y películas, y pasar de una diapositiva a otra como en una presentación con diapositivas. Puede animar texto e ilustraciones en la pantalla usando la característica de animación, así como agregar una narración y efectos de sonido. También, puede imprimir materiales y distribuirlos mientras realiza la presentación. PowerPoint es una parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculos, presentaciones y administrar correo electrónico".

Guías básicas:

Cuando se encuentre ante la necesidad de crear una presentación recuerde las siguientes recomendaciones:

• Antes de iniciar a trabajar en la presentación piense en el que es lo que quiere comunicar; es decir cual es el mensaje que quiere transmitir.
• Defina que tipo de presentación es la que necesita crear; no es lo mismo crear una presentación para notificar el estado de un proyecto que el generar una presentación para impartir un curso o entrenamiento.
• Piense a quien va dirigida la presentación; para ser efectiva la presentación debe crease pensando en una audiencia en particular ya que el el lenguaje empleado asi como las animaciones y el material de referencia deben ser adecuadas para ese tipo de audiencias y así poder atraer y mantener su atención.
• Elija un diseño para cada diapositiva de su presentación que sea simple, claro y agradable a la vista. Las diapositivas no deben estar sobrecargadas de colores, tipos de letra, dibujos o animaciones que distraigan al espectador del contenido del mensaje a transmitir.
• Una vez elegido el diseño a usar en sus diapositivas, sea consistente y mantenga el mismo estilo en cada una de las diapositivas que forman su presentación
• Use un tipo de letra que sea sencillo y en un tamaño que facilite su lectura. No use tipos de letra que sean muy rebuscadas porque podría confundir o distraer a su público.
• Sea consistente, y use el mismo estilo de letra en cada diapositiva, a menos que desee resaltar algún texto en especifico, como en encabezados, títulos y viñetas.
• Use un lenguaje claro en sus presentaciones, no utilice demasiados tecnicismos ni lenguaje rebuscado.
• Muestre respeto por su público, revise lo que escribe y sea cuidadoso con la gramática y ortografía.
• Sea claro y conciso, no sature sus diapositivas de texto. Use oraciones cortas y claras ( no mas de 2.5 renglones o lineas en cada párrafo, sobre todo cuando use viñetas ).
• Trate de que cada diapositiva transmita un mensaje por si mismo.
• Utilice pies de página para resaltar aspectos importantes de cada diapositiva.
• En las presentaciones de negocios o escolares, use números de página para cada diapositiva.
• Cuando utilice tablas de datos con formulas revise bien los resultados de las formulas. Los errores en formulas (sobre todo las mas simples como sumas y restas) son la equivocación mas común.
• Verifique que sus datos son consistentes entre las distintas diapositivas. 
• Si debe enviar su presentación por email, revise que tiene un tamaño adecuado (MB) para no saturar o bloquear el correo eléctronico de las personas a quien se la envie.
• Las presentaciones muy grandes o "pesadas" por lo general pueden reducirse utilizando las herramientas de compresión del programa donde fueron creadas; pero si aun asi queda muy grande entonces considere el usar otro formato de archivo como el ".pdf" o los formatos de compresión "como .zip ó .rar".

El generar presentaciones efectivas y de calidad requiere cierta práctica, asi que tomese el tiempo necesario para poder pensar y analizar su presentacion.

Para saber mas...

Muerte por Powerpoint

Microsoft_PowerPoint (Wikipedia)

Eduteka (Guía de presentaciones efectivas)

Reglas de diseño para diapositivas